Przed założeniem firmy należy dokonać wyboru formy prawnej w jakiej będzie ona prowadzona. Dwie najpopularniejsze postacie prowadzenia firmy to jednoosobowa działalność gospodarcza oraz spółka z o.o. posiadająca jednego wspólnika.

Przed podjęciem decyzji, w jakiej formie prowadzona będzie działalność gospodarcza, warto przeanalizować różnice, jakie występują przy prowadzeniu działalności w danej formie prawnej oraz rozważyć zalety i wady każdej z nich.

Zarówno w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej jak i jednoosobowej spółki z o.o. istnieją dwa sposoby ich założenia.

Procedura założenia jednoosobowej działalności gospodarczej jest szybka, gdyż trwa ok. jednego dnia, natomiast w przypadku spółki z o.o. zajmuje około miesiąca w sytuacji, gdy zdecydujemy się na złożenie wniosku w formie tradycyjnej, a kilka dni w przypadku rejestracji online. W przypadku jednoosobowej działalność gospodarczej wystarczy udać się do właściwego urzędu gminy/miasta i wypełnić tam stosowne formularze korzystając z tzw. jednego okienka. W przypadku spółki z o.o. konieczne jest zawarcie umowy spółki w formie aktu notarialnego oraz wypełnienie i złożenie stosownych formularzy do Krajowego Rejestru Sądowego.

Założenie jednoosobowej działalności jest nieodpłatne, podczas gdy przy założeniu spółki z o.o. konieczne jest poniesienie kosztów z tytułu opłat sądowych w wysokości 1000 zł., z podatku od umowy spółki (czyli podatku od wartości kapitału zakładowego, który wynosi 0,5 %), a także kosztów notarialnych.

Spółka z o.o. jest zobligowana do sporządzania sprawozdań finansowych zgodnie z ustawą o rachunkowości. Powoduje to, że zakres sporządzanej dokumentacji jest często rozległy i wymaga zatrudnienia księgowego, a zatem poniesienia dodatkowych kosztów. Dla jednoosobowej działalności gospodarczej nie prowadzącej działalności na wysoką skalę nie istnieje taki obowiązek, a przepisy podatkowe zobowiązują przedsiębiorcę jedynie do prowadzenia tzw. podatkowej księgi przychodów i rozchodów, co znacznie obniża koszty księgowości a niejednokrotnie, w przypadku niewielkiej skali działania, przedsiębiorca jest w stanie sporządzać taką dokumentację samodzielnie. Dla jednoosobowej działalności gospodarczej przewidziano kilka możliwości opodatkowania:

– na zasadach ogólnych (skala podatkowa 18% i 32% po przekroczeniu progu podatkowego),
– na zasadach podatku liniowego (19%)
– w szczególnych przypadkach na zasadach ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych albo karty podatkowej.

W spółce z o.o. występuje podatek dochodowy w wysokości 19% od osiągniętego zysku brutto, a dodatkowo wspólnicy zobligowani są do opłacenia podatku od dywidendy (wypłat z zysku spółki) w wysokości 19%. Łączne opodatkowanie przedsiębiorcy w przypadku spółki z o.o. jest więc znacznie wyższe.

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą jest zobowiązany do opłacania składek ZUS oraz składki zdrowotnej. Wyjątkiem od tego jest sytuacja, gdy przedsiębiorca ten jest jednocześnie zatrudniony na umowę o pracę, bądź posiada inny tytuł ubezpieczenia (wtedy składki te odprowadza jego pracodawca). Dodatkowo w trakcie pierwszych 24 miesięcy prowadzenia działalności przedsiębiorca może korzystać z preferencyjnych składek na ubezpieczenie społeczne (30% składki). W spółce z o.o. jedyny wspólnik traktowany jest na równi z przedsiębiorcą prowadzącym działalność gospodarczą, a więc zobligowany jest do opłacania składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz ubezpieczenie społeczne.

Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą ponosi odpowiedzialność za wszelkie zobowiązania wynikające z jej prowadzenia całym swym majątkiem. Natomiast wspólnicy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie odpowiadają za zobowiązania spółki. Odpowiedzialność za zobowiązania spółki może ponosić jej zarząd. W szczególnych wypadkach określonych przez Kodeks Spółek Handlowych oraz Ordynację podatkową może on jednak uniknąć ponoszenia tej odpowiedzialności. Zgodnie z art. 299 k.s.h. będzie to możliwe w sytuacji, gdy członek zarządu wykaże, że w odpowiednim czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości lub wszczęto postępowanie układowe, albo że niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości oraz niewszczęcie postępowania układowego nastąpiło nie z jego winy, albo że pomimo niezgłoszenia wniosku o ogłoszenie upadłości oraz niewszczęcia postępowania układowego wierzyciel nie poniósł szkody.

Podstawową cechą wyróżniającą jednoosobową spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością jest możliwość uniknięcia przez wspólnika odpowiedzialności za zobowiązania spółki, co może mieć duże znaczenie w przypadku istotnej skali działalności. Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą nie uniknie zaś odpowiedzialności za zobowiązania zaciągnięte przez przedsiębiorstwo. Ważny jest również aspekt możliwości rozszerzenia grona wspólników w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Z punktu widzenia kosztów założenia i prowadzenia działalności oraz jej sprawozdawczości, działalność gospodarcza, w przypadku której nie występują szczególne wymagania sprawozdawcze, a także nie ma konieczności wpisów do KRS oraz przysługuje preferencyjna stawka składki na ubezpieczenia społeczne, jest korzystniejsza. Dodatkowo proces założenia oraz likwidacji działalności gospodarczej jest znacznie szybszy i wymaga mniej formalności niż w przypadku sp. z o.o.

Jednakże stojąc przed podjęciem decyzji o formie prowadzenia działalności gospodarczej warto odpowiedzieć sobie również na pytanie jakiego rodzaju działalność chcemy prowadzić i na jaką skalę. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej zmienić formę prowadzenia tejże działalności.